[U.STRA HR] HR 시스템 도입 시 경영진 관점에서 고려해야 할 것들

안녕하세요? GS ITM 경영전략본부장 이윤석입니다.

저는 1996년부터 현재까지 26년간 HR 업무를 맡아왔습니다. 그중에서도 사업을 막 시작한 회사나 변화와 혁신의 갈림길에 서 있는 회사에 합류한 적이 많습니다. 그러다 보니 회사를 성장에 알맞은 형태로 조직화하는 조직 구축적 HR에 대한 경험이 많은 편입니다. 최근에는 HR과 더불어 경영전략까지 담당하게 되면서 T자형 경력개발을 하게 되었습니다. 이 과정에서 저만의 강점으로 직무 역량에 대한 측정 능력과 비즈니스에 대한 이해를 갖추게 되었습니다.

제가 사회에 첫발을 내디딘 회사는 다른 기업의 정보 시스템을 만들어 주는 SI 회사였습니다. 이 회사에서 인사 업무를 할 때 가장 어려웠던 점은 이름도 알기 어려운 다양한 IT 기술과 구성원의 프로젝트 이력이었습니다. HR 시스템을 보아도 발령 기록만 있지, 그곳에서 어떤 직무와 어떤 프로젝트를 했는지는 알 수 없었습니다. 조직의 리더나 주변 사람들의 감과 기억에 의존하다 보니 인력의 효율적인 활용이 어려운 상황이었습니다.

당시 저는 이런 문제를 해결하기 위해 직접 임직원들의 직무를 분석, 분류하고 사내 직무 역량 관리 시스템 CSMS(Career Skill Management System)을 만들었습니다. 정보시스템팀과 협업해 구성원이 자신의 직무, 기술, 참여 프로젝트 이력을 등록하고 HR 조직은 이를 검색해 활용할 수 있는 시스템을 만들었죠.

이 과정에서 저는 직무•기술•역량 기반 HR에 대하여 깊이 이해하게 되었고, 이는 조직 구축이라는 새로운 분야에 진입하는데 기반이 되었습니다. 하지만 이 CSMS 시스템이 기존 HR 시스템과 별도로 만들어져 관리가 힘들고, 상세한 키워드 검색까지 지원하지 않는 점이 아쉬움으로 남았습니다.

<CSMS 주요 기능>

구분	내용
경력/기술자 검색	▷ 각종 조건(직무/기술/주특기/업무 내용/자격증/희망 업무 등)을 부여해 조건에 맞는 인재 검색
경력/기술 분석 및 통계	▷ 인사 업무 및 사업전략 수립 시 필요한 각종 인력 분석 통계 출력 (직무/직위별 현황, 직무 경험 기간, 기술 활용 기간 등)
다양한 출력 기능	▷ 직무/기술/주특기/교육/자격증 등 개인 이력이 종합된 이력서 출력 ▷ 검색된 자료/현황/명단을 편집/출력
직무 목표 및 희망 직무 관리	▷ 개인별 직무 목표(Career Goal) 및 희망 직무 관리를 통한 경력개발 업무 지원

몇 년 전부터는 GS ITM에 합류하면서 열정적인 HR 조직 구성원 및 개발자들과 일할 수 있게 됐습니다. 그러면서 평생 구현해 보고 싶었던 HR 시스템에 관한 청사진을 공유했는데요. 그중 상당수의 기능이 GS ITM의 종합 인사 솔루션 U.STRA HR에 구현되면서 최근에는 무척 만족스럽게 이 시스템을 활용하고 있습니다.

이 같은 경험을 바탕으로 기업의 임원이나 HR 담당 실무진이 HR 시스템을 도입할 때 고려해야 하는 포인트에 대한 이야기를 여러분과 나누려 합니다. HR이 기업의 전략적 파트너가 될 수 있도록 하는 몇 가지 아이디어를 제시해보겠습니다.

기업 경영에서 HR 시스템이 중요한 이유: 구성원은 기업에 가장 중요한 무형자산

기업 경영의 3가지 핵심 요소로 구성원, 자본, 전략이 꼽히곤 합니다. 특히 요즘에는 구성원이라는 인적자원의 중요성이 더욱 커지고 있습니다. 경쟁이 치열한 만큼 승기를 쟁취하기 위해선 우수 인재를 잘 활용하는 것이 중요하기 때문입니다.

저 역시 인적자원이 기업에서 가장 중요한 무형자산이라는 생각에 깊이 공감합니다. 26년간 인사 업무를 수행하면서 외부에서 유능한 인재를 모셔오거나 조직 내에서 핵심 인재를 발굴해 사업을 성공 궤도에 올린 경험이 여러 번 있습니다. 결국 사람이 전략을 짜고 상품을 만들어 사업을 성공시켰죠. 또한 사람이 자본인 투자금을 확보해 오기도 했습니다.

하지만 기업에서 이러한 인적자원이 체계적으로 관리되고 있는지에 대해서는 의문이 들곤 합니다. 아직 많은 기업이 발령, 급여, 복리후생, 휴가 등 기본 기능만 제공하는 인사 시스템을 사용하고 있습니다. 수년 전 도입한 낡은 시스템을 사용하는 경우도 많을 텐데요. 낮은 웹 브라우저 호환성, 더딘 속도, 업데이트 미지원 등 불편을 참아가며 구식 프로그램을 사용하거나, 마땅한 경험자를 찾기 위해 조직원들의 기억과 인맥에 의존하는 경우도 많을 것 같습니다. 반대로 큰맘 먹고 글로벌 기업의 HR 솔루션을 도입했다가 문화적 차이, 낯선 UI, 불친절한 고객지원으로 더욱 어려움을 겪는 경우도 있을 것입니다. HR 시스템을 잘못 도입하면 HR 조직 구성원들이 시스템에 매여 도움은 받지 못하고 자료만 입력하게 될 가능성이 매우 높습니다.

저는 ERP를 사용해 재무 자원을 철저히 관리하는 것처럼 인적자원 역시 잘 만들어진 시스템으로 꼼꼼하고 체계적으로 관리하는 것이 필요하다고 생각합니다. 회사의 가장 소중한 자원인 무형자산을 관리하기 위해서 어떤 요소를 검토하는 게 좋을지 함께 고민해봅시다.

HR 시스템 도입 전 꼭 고려해야 하는 기능들

1. 멀티 컴퍼니 및 유연한 권한 관리

기업이 성장하다 보면 기업 분할이나 인수합병을 해야 할 때도 있습니다. 조직별로 다른 급여 및 복리후생 체계를 운영할 수도 있습니다. 같은 HR 부서라도 업무나 권한이 다를 수도, 한 사람이 다양한 역할을 겸직하는 경우도 많죠.

경우의 수를 따지지 않고 딱딱하게 만들어진 HR 시스템은 이런 부분에 대응하기가 어렵습니다. 그래서 회사의 확장기에 또 한 번 시스템 투자 비용을 들이게 되는 기업을 많이 봤습니다. 때문에 HR 시스템 도입 전에 이런 부분까지 지원할 수 있는 세밀하고 유연한 기능을 갖췄는지 면밀히 검토해야 합니다.

2. 필수 통계 제공

인사 관련 조직의 리더는 필수 통계를 보면서 경영진에게 회사의 상황에 대해 항시 답변할 수 있어야 합니다. 전체 임직원 수, 남녀 비율, 평균 연령, 평균 근속연수, 채용 인원, 퇴직률, 연차별 보상 테이블 등 기업 경영에 필요한 인사 정보가 정말 많죠. 이런 정보가 필요할 때마다 기억에 의존해 불명확한 수치를 답하거나 매번 엑셀을 다운받아 계산하는 것은 무척 비효율적입니다. 시스템을 통해 언제 어디서나 간편하게 필수 통계를 확인할 수 있어야 합니다.

3. 직무/기술(역량)/프로젝트 이력 등 관리

 예전에는 인사 담당자가 발령만 내도 됐지만, 요즘은 회사 구성원들이 어떤 경험이 있는지, 어떤 일을 할 수 있는지 아는 것이 매우 중요합니다. 임직원이 200명까지 될 때는 기억으로 어느 정도 대응할 수 있겠지만 그 이상이 되면 관리가 어려울 때가 많습니다. 사장님이 다음과 같은 질문을 하면 참 어렵지요.

"인사실장! 이번에 회사가 OO 사업에 진출해 보려 하는데 우리 회사에 OO 관련 일을 해본 사람이 있을까?"

기억하고 있다면 좋겠지만 안 되면 확인해 보겠다고 하고, 돌아와서 인적 네트워크를 동원해 물어물어 찾거나 이력서를 다 뒤져야 하는 어려움이 발생합니다. 따라서 이런 내용을 시스템에 등록해서 관리할 수 있어야 합니다.

4. 통합 검색 기능

대부분의 HR 시스템은 개인, 조직 단위의 조건 검색, 정형 검색만 제공합니다. 즉 정형화된 조건을 넣어야 검색이 되거나 엑셀로 다운로드를 받을 수 있는 것이지요. 하지만 더 세밀한 업무를 위해서는 통합 검색 기능이 매우 중요합니다.

예를 들어서 평택에서 근무할 Java 개발자를 찾는다면 기존 방식으로는 주소 이력을 엑셀로 다운받아서 평택, 용인, 오산 근처에 사는 사람들을 찾은 뒤 그 중 Java를 할 수 있는 사람을 확인해야 합니다. 통합 검색 기능을 사용하면 Java, 평택 2가지 키워드에 해당하는 임직원을 바로 찾을 수 있어 업무 효율을 상당히 높일 수 있을 것입니다. 또한 성과평가 내용과 연동하면 어떤 업무를 했는지 보다 상세한 내용을 파악할 수 있어 더욱 효과적일 것입니다.

5. 다양한 형태의 근태관리 반영

코로나19와 주 52시간 근무제를 등으로 인해서 다양한 근무 형태가 생겨나고 있습니다. 이런 제도들을 유연하게 관리할 수 있는 시스템이 필요합니다. 특히 시간외근무수당 지급, 대체 휴가 부여 등을 위해선 근태 관리 기능에 이런 부분들이 잘 반영돼 있어야 합니다. 예를 들어 연차사용촉진 관련 사항을 서류로 발송하는 것이 아닌 전자계약 방식으로 할 수 있다면 업무 효율이 매우 높아지겠죠.

6. 사용성이 뛰어난 UI, UX 환경

HR 시스템은 포함해야 하는 기능이 많다 보니 편의성이나 디자인까지 신경 쓰지 못한 경우가 많습니다. 표를 많이 그려야 하니 대부분 그리드 툴을 쓰는데, 메인 페이지 등 겉 부분의 디자인만 괜찮고, 내부의 내용은 멋없는 표로 만들어질 때가 많습니다. 단순히 보기 좋지 않을 뿐만 아니라 직관성이나 사용성이 낮아 불편함을 주기도 하죠. HR 시스템은 임직원들이 회사에 입사해 처음 대하는 회사의 얼굴 같은 시스템입니다. 이 시스템이 깔끔하고 편리하면 회사에 대한 만족도가 더욱 높아질 수 있을 것입니다.

요즘 많은 기업이 10여 년 전 도입한 HR 시스템 때문에 고생하고 있다고 합니다. 윈도우의 익스플로러 지원이 종료되다 보니 엣지(edge)나 크롬(chrome)에서 억지로 프로그램을 실행해야 하는 경우도 있죠. 이런 점을 고려하면 웹 브라우저 호환성이나 멀티 디바이스 지원 등도 무척 중요함을 알 수 있습니다.

7. 유연한 성과평가 시스템

회사 시스템에서 가장 만들기 어려운 시스템이 성과평가 시스템입니다. 어떤 때는 목표관리형으로, 어떤 때는 사후 신고형으로, 여기에 수시 평가를 추가하는 경우도 있다 보니 수년 단위로 시스템 변경 니즈가 발생합니다. 그러다 보니 적절한 시스템을 미처 도입하지 못해 엑셀로 평가하는 경우도 다반사입니다. 이런 경우 HR 담당자는 과업에 시달릴 수밖에 없습니다. 따라 HR 시스템을 도입할 때 다양한 경우를 조합하는 성과평가 시스템까지 함께 고려하는 것을 추천합니다.

U.STRA HR 기획 과정에 참여하며 전달했던 의견과 반영 사항

<U.STRA HR 서비스 화면(예시)>

GS ITM은 약 2년 전부터 종합 인사 솔루션 U.STRA HR을 만들기 시작했는데요. 저는 HR 임원으로서 이 프로젝트에 조언자로 참여하게 됐습니다. 실제 현업에서 어떤 니즈가 있는지 의견을 제시하곤 했죠. 기술적으로 난이도 있는 제안을 많이 하는 바람에 실무진들이 고충을 겪기도 했을 텐데요. 상당수 기능을 잘 구현해 주신 덕분에 더욱 만족스러운 서비스가 탄생할 수 있었습니다.

<U.STRA HR 직무 검색 화면(예시)>

먼저 데이터 기반 HR을 실현할 수 있도록 앞서 말한 직무/기술/프로젝트 중심 인재 관리 솔루션을 만들어 달라고 요청했습니다. 이전 회사에서 적용하지 못한 통합 검색 기능도 요청드렸지요. 이를 위해선 오픈소스 검색엔진, NoSQL 등 난이도 있는 기술이 필요한데 개발 조직에서 잘 구현해 주신 덕분에 GS ITM 인사 조직에서 인재 서칭 시 무척 유용하게 활용하고 있습니다. 예를 들어 통관 업무 개발 경험자를 찾는다면 통관이라는 키워드만 검색창에 치면 바로 결과를 볼 수 있습니다.

<U.STRA HR 통계 대시보드(예시)>

그다음으로는 편리한 사용자 화면을 요청했습니다. 결과적으로 기대 이상으로 보기 좋고 세련된 화면이 개발돼 무척 만족스럽습니다. GS ITM 디자인센터에서 주도적으로 참여해 딱딱하고 빽빽한 그리드를 한눈에 파악하고 손쉽게 사용할 수 있는 화면으로 만들어주었습니다. 특히 필수 통계 부분이 시각적으로 잘 구현돼 인사 관련 데이터 확인이 훨씬 수월해졌습니다.

<U.STRA HR 조직 관리 화면(예시)>

멀티 컴퍼니 관리 기능도 반영됐는데요. 그룹-회사-사업장 등 구분에 따라서 한 관리자가 여러 회사를 관리할 수 있는 체계로 구성되었습니다. 또한 회사, 조직별로 다른 보상 및 복리후생 체계를 적용할 수 있어 조직이 크고 복잡한 기업도 편리하게 사용할 수 있게 됐죠.

<U.STRA HR 성과 평가 관리 화면(예시)>

성과관리 시스템은 기존 조직구조와 100% 매칭하지 않고 성과 평가 회차 단위로 관리되어야 한다고 의견을 드렸었습니다. 또한 평가 방식은 목표 관리형, 사후 신고형, 점수식, 등급식 등을 모두 지원하고 경우에 따라 이 중 두 가지를 엮은 하이브리드형으로도 사용할 수 있도록 해 달라고 요청했습니다.

까다로운 부분이 많았음에도 요청한 부분이 모두 잘 적용되었습니다. KPI 수립, 수시 평가, OKR 등 요즘 여러 기업이 적용하는 시스템들을 잘 조합해 활용할 수 있게 됐습니다. GS ITM은 인재 보유 관점에서 절대평가 기반의 추적(Tracking)형 평가 체계를 갖추고 있는데요. 목표 기술 – 중간 점검 – 사후 신고(등급식, 코칭형 평가) 과정이 매끄럽게 적용되어 HR 조직과 임직원 모두 잘 사용하고 있습니다.

<U.STRA HR 연차촉진관리 화면(예시)>

이 밖에도 다양한 편의 기능을 요청했는데요. 카카오톡 알림톡이나 문자 메시지로 각종 알림과 메시지를 전송할 수 있습니다. 또한 별도로 비용을 지불하고 활용하던 전자계약 서비스도 HR 시스템 내에 하나로 통합했는데요. 근로계약서, 휴가사용촉진 등의 주요 문서를 하나의 플랫폼에서 처리할 수 있어 HR 담당자와 임직원 모두 만족하고 있습니다.

현재 개발 중인 기능들도 상당히 많습니다. 먼저 신규 입사자의 기본 정보를 인사팀 담당자가 일일이 입력하지 않고 입사자 본인이 입력한 내용을 반영하는 기능을 준비 중입니다. 번거로운 수작업이 줄어서 상당히 편리할 것 같습니다. 또한 AI 연구 조직에서 딥러닝 기반의 퇴사자 예측 솔루션도 개발하고 있는데요. HR 조직에 무척 중요한 인사이트가 될 것으로 예상됩니다. 또한 검색 기능을 고도화해 첨부파일 속 내용까지 찾을 수 있도록 하고 있는데요. 이 밖의 여러 가지 기능이 추가되면 제가 그간 꿈꿔왔던 모든 기능이 담긴 HR 시스템이 만들어졌습니다.