[U.STRA HR] 좋은 인사시스템의 조건과 도입 전 필수 점검 사항

안녕하세요? No.1 B2B 플랫폼 서비스 전문 기업 GS ITM입니다.

오늘은 좋은 인사시스템이란 어떤 것일지 조건과 도입 전 필수 점검 사항에 대해 함께 알아보도록 하겠습니다.

코로나19에 따른 재택 근무, 비대면 업무처리 등 직장인들의 근무 형태의 변화로 인사시스템에 대한 관심이 높아지고 있습니다. 실제로 이러한 근무 형태의 변화를 반영하기 위해 많은 기업들이 시스템의 신규 도입이나 기존 시스템의 수정을 검토하고 있습니다. 인사시스템 도입이 활발했던 10년 전에 비해 최근에는 인사 업무에 대한 관점이 바뀐데다가 IT를 활용한 업무 처리의 보편화로 인사 업무 역시 시스템 도입이 당연시되고 있는 추세입니다.

이번 포스팅에서는 변화된 인사 업무와 그에 맞는 인사시스템 도입 준비로 머리가 아픈 인사 담당자의 고민을 조금이나마 덜어드리고자 인사시스템 도입 전 반드시 고려해야 하는 사항들을 정리해 보려고 합니다.

좋은 인사시스템의 조건

인사시스템은 인사 담당자의 업무 편의를 제공하고 임직원들의 인사 정보를 관리하는 기본 업무부터 시작해 자원으로서의 직원 관리와 개발에 초점을 두고 인재관리, 근태관리, 인사이트 분석 등 다양한 서비스를 제공하는 시스템으로 확장되고 있습니다. 최근에는 IT 기술의 트렌드를 반영해 다양한 편의성까지 제공하는 방향으로 발전하고 있습니다.

다양한 인사시스템 중 좋은 인사시스템으로 판단하기 위해서는 어떤 조건들이 있을까요?

첫 번째, 기본 업무에 강해야 합니다.

'인사업무 처리'라는 목적에서 인사 담당자들의 기본 업무가 고스란히 포함되어 있고, 실제 업무의 라이프 사이클과 동일한 프로세스로 진행되는 것이 가장 이상적인 인사시스템입니다. 업무 효율성 향상을 위한 다양한 편의 기능도 제공해야 합니다.

두 번째, 사용자 군에 따라 목적에 맞는 기능을 제공해야 합니다.

다시 말하자면 인사담당자 외 의사결정자, 조직 관리자, 일반 사용자 등 각기 다른 사용자에게 필요한 기능이 맞춤형으로 제공되어야 합니다.

인적자원 관리 측면에서 임원, 조직 관리자에게는 자원 관리와 개발을 위한 현황 조회와 자료 분석 기능을 제공해야 하며, 일반 사용자에게는 근무, 복지, 결재 처리 등 사용자 편의성이 강화된 기본 기능을 원활하게 제공해야 합니다.

세 번째, 우리 회사만의 특성을 반영할 수 있는 유연한 시스템이여야 합니다.

조직, 급여, 복지, 평가 등 모든 항목에서 동일한 규정이나 정책을 가진 회사는 없기 때문에 기업 특성에 맞는 항목들을 쉽게 반영할 수 있는 유연성을 가진 시스템이여야 합니다.

여기서 간과해서는 안될 부분은 지나친 유연성 제공으로 인한 항목 간 연결성 결여 문제인데요, 이런 시스템은 단위 업무 처리는 편리하나 각 항목 별 연계를 인지하지 못하는 경우가 많아 추후 다양한 형태의 손실을 초래하게 됩니다.

<U.STRA HR 화면 예시>

인사시스템 도입 전 필수 점검 사항

위에 나열한 조건들은 좋은 제품이 가져야할 가장 기본적인 내용입니다만, 실제 시스템을 도입하기 위해서는 다양한 관점에서의 확인이 필요하죠. 인사시스템 도입을 결정하셨다면 아래와 같은 사항을 점검하고 우리 회사에 맞는 인사시스템의 형태를 그려 보아야 합니다.

[인사시스템 도입을 위한 필수 점검 사항]

도입 제품 유형 고려를 위한 기업 환경 분석을 위한 주요 항목

[주요 제품 유형] · SaaS형 제품: 제조사 인사 서비스의 회원사로 가입하여 제공되는 기능을 사용하는 형태로 기업에 특화된 기능 반영은 불가 ·  렌탈형 제품: 제조사의 IT자원 내(클라우드 서비스 등)에 시스템이 존재하며, 도입 기업의 요건을 반영하여 독립형으로 구성 · ​구축형 제품: 도입 기업의 IT자원 내에 기업의 요건을 반영한 시스템으로 납품(도입 기업 자산) [기업 환경 분석을 위한 주요 항목] ① 회사의 인사 정책이 일반적인가? ② 회사 조직 체계: 단일 법인인가 자회사 또는 관계사를 포함하는가? ③ 인적 구성 유형: 계약직, 파견직 등 ④ 사용자 규모: 업무 담당자, 일반 사용자 등 실제 사용자의 규모 ⑤ 연계 시스템 유무와 연계 범위: 채용, 출입통제 등 관련 시스템 연계 ⑥ IT환경: 도입 시 시스템에 대해 회사에서 직접 관리 대상으로 선정할 것인가?

필수 또는 필요 기능 검토

일반적인 기능들이 편리하고 직관적이게 구성되어 있는지를 판단하고, 자사만의 환경을 반영할 수 있는지 확인이 필요 ① 최근 트랜드 및 IT기술을 반영한 편의 기능 예) 시각화된 조직관리, 모바일 환경에 맞는 알림 기능 제공, 모바일을 통한 간편 사용 등 ② 각 사용자 그룹별 필요 기능 제공 ∨  각 사용자 그룹별 대시보드 제공 ∨ 임원/조직장: 현황 조회, 분석 기능 제공 ∨ 일반 사용자: 인사업무 편의 기능, 예) 전자서명, 알림 서비스, 증명서 발급, 연말정산 편의 기능 ③ 최근 규정 적용 및 활용 가능여부 예) 재택근무/유연근무제 등 근태관리 ④  회사에 특화된 규정, 정책, 구조 등에 대한 적용 가능성 ∨ 회사의 구성 및 조직체계: 자회사 통합관리 예) 멀티 컴퍼니(Multi-Company) 수용 가능 여부 ∨ 인적 구성유형: 정규직, 계약직, 파견직 등 ∨ 직급, 직책 구성의 특이성

인사시스템 도입 프로세스

인사시스템 선택 전 앞서 정리한 내용 외에 다양한 요구들을 사전에 정리하신 후 이 요건들을 토대로 시중에 나와 있는 솔루션의 적합성을 다음 순서대로 검토하면 우리 회사에 잘 맞는 시스템을 선택할 수 있습니다.

1) 회사에 적합한 제품 유형 선택

- 도입 및 유지, 운영, 라이선스 등 다양한 형태의 비용이 포함되므로 가장 우선되어야 함

2) 각 제품의 비교 선택

- 시스템의 기능이 회사의 요건에 부합되는지 여부

- 인지도 및 신뢰를 보장하는 제품인지 여부

- 제공 기능이 업무적인 직관성을 보유하고 있는지 여부

3) 제품 제공업체의 규모와 기술수준

- 인사시스템은 장기 사용이 일반적이므로 도입 기간 동안 법, 규정, 회사의 정책 등이 수시로 변경되므로 이에 대응할 기술 수준과 안정적인 서비스 제공이 가능한 업체를 선정하는 것이 중요

l SaaS형 또는 임대 서비스 사용 중 회사의 파산 등으로 서비스가 중단되고 기록을 넘겨받을 수 없는 사례도 발생

- 장기적인 서비스 개선 로드맵을 기반으로 상품성이 지속적으로 개선되는지 여부

- 정보보안 이슈에 따른 패치가 선제적으로 제공되는지 여부

시스템 도입 전 점검 사항과 상품의 선정 시 고려해야할 내용들을 간략하게 정리해 봤습니다. 이 내용들을 파악해 두신다면 인사 솔루션 기업과 논의할 때 훨씬 더 발전적인 협의가 가능할 것으로 보입니다.

인사시스템 도입과 관련해서 더 궁금한 사항이 있으시다면 GS ITM에 문의주세요. GS ITM은 기업에 적합한 제품의 형태와 구성방안 제안부터 업무 컨설턴트를 통한 시스템 활용방안에 대한 컨설팅과 인사 전반의 최신 트렌드도 함께 제공합니다.