평가 시즌마다 엑셀을 취합한다면? 인사평가 운영을 시스템화하는 방법

평가 시즌이 시작되면 HR 담당자의 업무도 함께 바빠집니다.

조직별 평가 대상자를 확인하고, 평가자를 지정한 뒤 평가 양식을 배포합니다. 평가가 시작되면 어느 부서가 완료했는지 확인하고, 회수한 파일의 점수를 다시 취합합니다. 평가가 끝난 뒤에는 최종 점수와 등급을 정리해 또 다른 엑셀 파일을 만들어야 합니다.

직원이 많거나 1차·2차 평가, 역량평가, 다면평가처럼 평가체계가 복잡하다면 관리해야 할 파일과 데이터는 더 많아집니다.

문제는 평가 제도 자체가 아니라 평가를 운영하는 방식일 수 있습니다.

매년 반복되는 평가 업무를 엑셀과 이메일에 의존하고 있다면, 평가 대상자 선정부터 평가 결과 확정까지 전체 프로세스를 하나의 흐름으로 관리할 수 있는 인사평가 시스템을 검토할 필요가 있습니다.

평가 업무에 엑셀이 사용되는 것 자체가 문제는 아닙니다. 문제는 엑셀이 평가 프로세스의 중심이 되는 경우입니다.

예를 들어 HR 담당자가 조직도를 기준으로 평가 대상자를 추출하고, 다시 평가자를 지정합니다. 부서마다 파일을 배포한 뒤 회수하고, 누락된 평가자를 확인해 다시 연락합니다. 이후에는 각 파일의 점수를 합쳐 최종 결과를 만들어야 합니다.

여기에 인사이동이나 조직개편이 발생하면 평가자와 피평가자 관계도 다시 확인해야 합니다.

결국 HR 담당자는 평가 제도를 운영하는 것보다 평가 데이터를 옮기고, 확인하고, 취합하는 일에 더 많은 시간을 사용하게 됩니다.

특히 다음 업무를 매년 반복하고 있다면 평가 운영방식을 점검해볼 필요가 있습니다.

인사평가를 시스템화한다고 하면 직원이 점수를 입력하는 화면부터 생각하기 쉽습니다.

하지만 실제 HR 담당자의 업무를 줄이려면 평가 입력 화면보다 평가 운영 전체를 관리하는 구조가 중요합니다.

평가 시스템은 크게 다음과 같은 흐름으로 구성할 수 있습니다.

이 흐름이 연결되어야 평가 시즌마다 새로운 엑셀 파일을 만드는 업무를 줄일 수 있습니다.

첫 번째로 필요한 것은 평가의 기본 구조를 시스템에서 관리하는 기능입니다.

평가 기간, 평가 유형, 평가항목, 평가방식, 가중치 등 매년 운영에 필요한 기준을 평가계획과 연결해 관리할 수 있어야 합니다.

예를 들어 하나의 회사에서도 대상에 따라 평가체계가 다를 수 있습니다.

일반 직원은 성과평가와 역량평가를 함께 진행하고, 관리자는 별도의 평가항목을 적용하거나 다면평가를 추가할 수도 있습니다.

이런 차이를 매번 별도의 엑셀 양식으로 관리하기보다 누가 어떤 평가를 받아야 하는지 시스템에서 평가체계로 정의하는 구조가 필요합니다.

실제 평가 시즌에 HR 담당자의 업무 부담이 크게 발생하는 영역 중 하나가 평가자와 피평가자 연결입니다.

조직장이 1차 평가자인지, 상위 조직장이 2차 평가자인지 확인하고 직원마다 평가자를 지정해야 하기 때문입니다.

특히 평가기간 중 조직개편이나 인사이동이 발생하면 예외처리도 필요합니다.

따라서 인사평가 시스템에서는 조직정보를 기반으로 평가자와 피평가자를 구성하고, 필요한 경우 개별적으로 수정할 수 있는 구조가 중요합니다.

유스트라 성과평가는 조직도를 기반으로 평가자와 피평가자를 자동 매핑하고, 엑셀 업로드를 이용해 대규모 인원을 관리할 수 있도록 지원합니다. 또한 평가 대상을 개별 수정할 수 있어 인사이동이나 조직개편과 같은 변화에도 대응할 수 있습니다.

평가 종류가 하나라면 엑셀로도 어느 정도 운영할 수 있습니다.

하지만 조직이 커지면서 성과평가, 역량평가, 다면평가 등이 함께 운영되기 시작하면 상황이 달라집니다.

평가별 대상자와 평가자가 다르고, 평가항목과 가중치도 달라지기 때문입니다.

이때 각각의 평가를 별도의 파일로 관리하면 마지막에는 다시 데이터를 합치는 과정이 필요합니다.

따라서 평가시스템에서는 성과평가·역량평가·다면평가 등 서로 다른 평가 결과를 하나의 평가체계 안에서 관리하고 필요한 가중치를 반영해 종합평가로 연결할 수 있는 구조가 중요합니다.

유스트라 성과평가는 성과, 역량, 다면평가를 선택적으로 적용하고 각각의 평가 가중치를 설정해 종합평가를 진행할 수 있도록 구성되어 있습니다.

엑셀 평가에서 생각보다 번거로운 업무가 바로 “누가 평가를 아직 안 했는지 확인하는 일”입니다.

평가기간이 끝나갈수록 HR 담당자는 각 부서에 연락해 제출 여부를 확인하고, 파일이 도착하면 다시 명단과 비교해야 합니다.

평가시스템에서는 평가 대상자별 상태와 단계별 진행현황을 확인할 수 있어야 합니다.

예를 들어 현재 평가가 어느 단계에 있는지, 어떤 평가가 진행 중인지, 평가 결과가 어디까지 입력됐는지를 시스템에서 확인할 수 있다면 HR 담당자는 파일을 하나씩 열어보지 않고도 전체 평가 상황을 관리할 수 있습니다.

유스트라 성과평가 역시 평가 진행현황을 한눈에 확인할 수 있도록 평가체계를 구성하고 있습니다.

엑셀 기반 평가의 또 다른 문제는 결과가 매년 새로운 파일로 남는다는 점입니다.

2024년 평가결과, 2025년 평가결과, 2026년 평가결과가 각각 다른 파일에 있다면 특정 직원의 성과 흐름을 확인하려 할 때 다시 자료를 찾아야 합니다.

그래서 인사평가 시스템화의 목적은 단순히 올해 평가점수를 자동 계산하는 것이 아닙니다.

목표와 평가 결과, 피드백과 평가 이력이 다음 평가와 인사 의사결정에 활용될 수 있는 데이터로 쌓이는 구조를 만드는 것이 중요합니다.

평가 결과를 향후 보상·승진·육성 등 다른 HR 영역과 연결하려면 직원, 조직, 평가기간, 평가항목, 점수, 등급 등 기준정보가 일관되게 관리되어야 합니다.

기존 GS비즈플 콘텐츠에서도 평가 데이터와 조직·직급·직책·발령 등 인사 데이터를 함께 관리하는 구조가 보상과 승진 등 후속 인사 의사결정에 중요하다는 점을 다루고 있습니다.

인사평가 시스템을 검토할 때는 단순히 “평가 기능이 있는가?”만 확인해서는 부족합니다.

실제 HR 담당자가 평가 시즌에 하는 업무를 기준으로 기능을 살펴보는 것이 좋습니다.

이 기능들이 서로 연결되어야 평가 업무가 하나의 프로세스로 운영됩니다.

기능이 많다는 것보다 중요한 것은 HR 담당자가 평가 시즌마다 하던 반복 작업을 시스템 안에서 얼마나 일관된 흐름으로 바꿀 수 있는가입니다.

평가 운영에서 가장 큰 문제는 직원이 평가점수를 입력하는 과정만이 아닙니다.

평가를 시작하기 전에 대상자를 구성하고, 평가자를 연결하고, 평가방식을 설정해야 합니다. 평가가 시작된 뒤에는 진행상태를 관리해야 하며, 평가가 종료된 뒤에는 여러 평가결과를 다시 취합해야 합니다.

유스트라 성과평가의 강점은 이러한 평가 업무를 개별 파일이 아니라 하나의 평가 운영 프로세스 안에서 관리할 수 있도록 구성되어 있다는 점입니다.

조직과 개인의 목표를 설정해 성과평가에 적용할 수 있고, 성과·역량·다면평가를 선택적으로 구성할 수 있습니다. 또한 조직도를 기반으로 평가자와 피평가자를 매핑하고, 평가대상의 개별 수정이 가능해 인사이동이나 조직개편 같은 실제 운영상 변화에도 대응할 수 있습니다.

결국 평가 시스템화의 핵심은 엑셀을 웹 화면으로 바꾸는 것이 아닙니다.

평가계획 → 대상자 구성 → 평가자 매핑 → 평가 진행 → 결과 관리라는 전체 업무를 연결하는 것입니다.

매년 평가 시즌마다 여러 엑셀 파일을 배포하고 취합하는 업무가 반복되고 있다면, 이제는 평가 데이터와 프로세스를 함께 관리하는 방식으로 전환해야 합니다.

이처럼 반복적인 평가 운영을 체계화하고 지속적인 성과관리 기반을 만들기 위한 실질적인 해답이 유스트라 성과평가입니다.